Mandarine observe des principes de confidentialité sur les informations personnelles transmises par son client. Ces informations demeurent la propriété de Mandarine et ne sont transmises à aucun tiers pour quelques raisons que ce soit, sauf dans le cas du processus de la réservation de produits ou de services.  En effet, pour procéder à ses réservations, l’agence de voyages doit communiquer certains renseignements personnels à certains fournisseurs ou tours opérateurs, fournisseurs de services technologiques et/ou fournisseurs de services de paiements. Cette communication est nécessaire afin de traiter la demande de tarifs et la réservation.

Des frais de recherche de 50$ plus taxes sont exigés en tout temps pour chaque dossier, payable par carte de crédit ou en argent au moment de la demande de recherche par le client.

Selon le profil du voyage choisi, des frais d’honoraires autre que le frais de recherche pourraient être facturé (conceptions d’itinéraires, etc.).

Après l’étude du projet de voyage, Mandarine communique au client ses propositions tarifaires. Ces propositions et disponibilités sont d’une durée limitée.

Lorsqu’il s’agit d’un forfait préétabli, le prix est établi en fonction du prix des fournisseurs, du taux de change, du coût du carburant, des taxes et autres frais en vigueur au moment de la préparation du forfait. Les prix peuvent varier selon une augmentation de ces prix ou de tous autres frais autorisés par une autorité publique compétente.

Au moment de la réservation, pour tout type de voyage, un dépôt est demandé par le fournisseur. Selon le type de voyage, les conditions de dépôts des fournisseurs s’appliquent.

À moins d’une mention contraire, tous les prix sont indiqués et payables en dollars canadiens, par carte de crédit Visa, MasterCard, American Express (par téléphone ou en personne au siège social de Mandarine), chèque visé ou argent comptant (en main propre au siège social de Mandarine).

En permettant l’usage de son numéro de carte de crédit par l’agent de voyage, le client s’engage à respecter les conditions de réservation même s’il n’a pas signé de formulaire à cet effet. Une autorisation verbale ou par courriel est suffisante pour confirmer la réservation.

Le fait que le client confirme la réservation, il accepte que sa carte soit utilisée sans signature. Il est par conséquent responsable d’honorer le paiement auprès du fournisseur (les transporteurs aériens, les hôteliers, les organisateurs de voyages, les voyagistes, les forfaitistes, les croisiéristes, les locateurs de voitures, les prestataires d’excursions, et tous les autres prestataires de services.)

À moins que le client n’ait payé la totalité ses services, tous les prix peuvent varier en tout temps et pour toute raison, par exemple, et sans en limiter le contenu de la liste, une dévaluation du dollar canadien, une augmentation du coût du carburant, une augmentation de taxes, de redevances ou d’autres frais autorisés par une autorité publique compétente.

Le client reçoit une facture dans les 48 heures ouvrables suivant le moment de sa réservation. À ce moment, il doit vérifier l’exactitude des informations contenues : noms, coordonnées complètes, date de naissance, date de voyage, destination, etc.

Le paiement final est dû de 45 à 90 jours avant le départ (selon le forfait choisi). Cette précision est indiquée sur la facture émise préalablement.

Le Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages (FICAV) est une protection financière administrée par l’Office de la protection du consommateur (OPC). Elle complète la protection offerte par une assurance voyage.

Si un client devait modifier sa réservation, pour quelque raison que ce soit, une fois la réservation confirmée et facturée, (extension de séjour, changement de vols, changement de carte de crédit de paiement, etc.), un frais de 50$ plus taxes sera facturé par Mandarine au moment de faire la modification. Ces frais sont non-remboursables, non-transférables, et sont applicables à chaque changement.

Toutefois, si un client ajoute une sélection de sièges, une location de voiture, des excursions, une réservation d’hôtel, un vol, etc. à un dossier de réservation existant, il n’y a pas de frais de modification.

Si un client devait annuler sa réservation ou annuler un passager dans un dossier, un frais de 50$ plus taxes par annulation sera facturé par Mandarine. Ces frais sont non-remboursables et non-transférables.

De plus, la politique d’annulation des tours opérateurs et/ou des fournisseurs de produits et services, s’appliquera. Le voyageur doit se référer aux conditions de ces derniers pour connaître les modalités.

En tout temps, les frais de dossiers applicables sont non-remboursables et non-transférables.

Aucun remboursement ne sera effectué par Mandarine pour tout service non-utilisé avant ou pendant le voyage, pour quelque raison que ce soit.

Dans la majorité des établissements hôteliers, une chambre en occupation triple ou quadruple est composée de deux lits doubles et possède la même grandeur qu’une occupation double, ce qui réduit sensiblement l’espace et le confort. De plus, il faut savoir que la chambre ne compte qu’une salle de bain.Ce n’est pas recommandé pour de longs voyages.  Également, dans plusieurs pays européens, les chambres sont plus petites que les normes nord-américaines.

Les photos des brochures ou des images web sont reproduites à titre indicatif. Le décor et la disposition de la chambre peuvent varier.

Généralement, les chambres sont disponibles à partir de 16h. Et le voyageur doit la libérer avant midi le lendemain.

Mandarine agit à titre d’intermédiaire dans la réservation d’un voyage. Pour cette raison, elle ne peut garantir aux voyageurs une situation spéciale, un étage précis ou une vue particulière à moins qu’il existe une option et que le client ait déboursé pour celle-ci.

Toutefois, à la demande du voyageur, Mandarine indique des notes dans le dossier de réservation. Ces demandes sont non garanties et sont à la discrétion de l’hôtelier.

Seuls les hôteliers (ou les croisiéristes) ont le privilège de la distribution des chambres aux voyageurs.

Mandarine ne peut être tenue responsable des désagréments causés par des services d’hébergement offerts qui peuvent différer de ceux auxquels le client est habitué au Canada.

Les bagages sont transportés au risque du client. Mandarine n’assume aucune responsabilité contre le vol, la perte ou le dommage causé aux bagages ou aux effets personnels, à quelque moment que ce soit du processus du voyage. Le voyageur doit se rapporter à la politique de bagages du transporteur aérien, de la compagnie de croisière, de la compagnie d’autocar, de train, etc.

Le nombre et le poids de bagages peuvent varier.

Également, des frais peuvent être demandés pour le transport de bagages. Si le bagage dépasse le poids exigé, des frais sont également chargés par la compagnie de transport.

Tout bagage enregistré égaré ou endommagé doit faire l’objet d’une déclaration de la part du passager directement auprès de la compagnie de transport et éventuellement auprès de sa compagnie d’assurances (si une assurance bagages a été souscrite au préalable).

Il est de la responsabilité du voyageur, de vérifier les horaires de vol 24 heures avant le départ, même chose pour le retour. Il doit se présenter à l’aéroport 3 heures avant son départ. Les horaires des compagnies aériennes sont donnés à titre indicatif  et sont sujets à changement sans préavis. Mandarine ne peut être tenue responsable pour tout manque, retard, modification ou annulation de vol.

À l’aéroport, prendre soin de bien vérifier la porte d’embarquement, sur le billet – si non indiquée, se référer au panneau indicateur et se présenter à la porte à l’heure indiquée sur votre billet. Advenant le cas où les informations sur la carte d’embarquement et sur le panneau indicateur seraient contraires, demandez des précisions aux préposés aéroportuaires. Mandarine ne peut être tenue responsable si le client manque son avion, se trompe de porte, ou arrive en retard, etc.

Afin de voyager en toute tranquillité, nous recommandons fortement de prendre une assurance annulation pour vos voyages au Québec, et une couverture complète pour tous  les voyages hors Québec.

Si le voyage est assuré via la carte de crédit du client ou toute autre assurance personnelle, il est de sa responsabilité de vérifier les montants de couverture ainsi que le nombre de jours couverts, et au besoin, de prendre une assurance complémentaire.

Si le client ne possède pas d’assurance, Mandarine peut lui en proposer une adaptée à ses besoins et elle l’invitera à prendre connaissance des modalités, tarifs et exclusions, en consultant les descriptifs que nous communiquerons avec la cotation à cette dite assurance.

En cas de sinistre, avant ou pendant le voyage, il est de la responsabilité du client d’ouvrir sans tarder un dossier de réclamation directement auprès de son assureur, afin de débuter la procédure adaptée.

Il est de la responsabilité du client d’obtenir, à ses frais, tout document exigé par les autorités gouvernementales des différents pays visités. Ces documents peuvent varier selon le statut de citoyenneté et de la destination. Un passeport canadien valide est obligatoire pour tous les voyages à l’extérieur du Canada. Pour certains pays, un passeport valide pour une période excédant la date de retour est exigé. Le transporteur ou les autorités compétentes pourront refuser l’accès à bord à tout client qui ne dispose pas des documents requis, sans recours, ni possibilité de remboursement. Pour plus de renseignements sur les documents de voyage nécessaires, référez-vous au site www.voyage.gc.ca.

Un parent ou un autre adulte voyageant avec un enfant de moins de 18 ans, peut avoir à présenter une déclaration écrite et signée par un parent autorisant l’enfant à voyager. Pour plus de renseignements ou pour obtenir le formulaire pour la lettre, référez-vous au : https://voyage.gc.ca/voyager/enfant/lettre-de-consentement

Environ 15 jours avant son départ, le client reçoit ses documents voyage, à condition que son paiement total ait été reçu. Il est de sa responsabilité de vérifier dès réception, l’exactitude des renseignements inscrits sur ses documents. S’il décèle une inexactitude, il doit contacter immédiatement son agent. Les documents voyage sont remis en main propre à l’agence si le client réside dans la région de Québec ou par la poste ou courriel, selon le mode choisi par ce dernier.

Il est de la responsabilité du client de donner ses nom et prénom tels qu’indiqués sur son passeport au moment de la réservation. Pour tout changement et/ou correction, se référer aux conditions générales du fournisseur. Aucune modification ne peut être apportée à partir du paiement final.

Changement d’occupation : si des changements touchant l’occupation de la chambre sont effectués par un ou plusieurs clients, les prix seront ajustés de façon à refléter l’occupation réelle de la chambre.Changement de nom : un changement de nom sera traité comme une annulation et sera assujetti aux frais applicables.

Pour tout changement apporté, veuillez vous reporter au point le Frais de modification ci-dessus:

Mandarine agit comme intermédiaire entre vous et les transporteurs aériens, les hôteliers, les organisateurs de voyages, les voyagistes, les forfaitistes, les croisiéristes, les locateurs de voiture, les prestataires d’excursions, et tous les autres prestataires de services. Par conséquent, Mandarine agit à titre d’intermédiaire pour placer les réservations, faire les paiements en votre nom avec vos informations de paiement (carte de crédit Visa, MasterCard, American Express, chèque visé ou argent comptant (en main propre au siège social de Mandarine)), produire les documents voyage, assurer les suivis, etc.

Mandarine, en sa qualité d’agent de voyages, n’assume aucune responsabilité en cas de manquement des fournisseurs de services à leurs obligations, y compris notamment, et sans en limiter le contenu de la liste, en cas de leurs actes, d’annulations, d’omissions, de dommages ou de préjudices résultant d’un retard, d’une annulation, d’une perte de biens, d’une maladie, d’une blessure, d’un accident, de la qualité des services, d’inconvénients, d’une perte de jouissance, d’une déception ou de tout autre événement assimilable à un cas fortuit ou à une force majeure. Vous reconnaissez que certains événements font partie des désagréments normaux qui peuvent survenir avant ou à l’occasion d’un voyage et vous en assumez seul les conséquences.

Mandarine ne peut en aucun cas être tenue responsable envers vous ou vos compagnons de voyage des services rendus ou non, par lesdits fournisseurs de services.

Mandarine n’assume aucune responsabilité relativement à la qualité et à la sécurité d’activités comme des excursions, des visites ou autres, disponibles à destination auxquelles le client peut vouloir participer. Tout contrat verbal ou écrit concernant de telles activités est présumé conclu entre le client et le fournisseur en question et est aux risques et périls du client quant à une perte, dommage ou blessure pouvant survenir à l’occasion de ladite activité. Mandarine ne peut être tenue responsable de quelque façon que ce soit pour toute plainte ou réclamation découlant de la participation à de telles activités, lesquelles sont offertes par des tiers sur lesquels Mandarine n’exerce aucun contrôle.

Le contrat conclu entre le client et Mandarine, incluant les présentes conditions générales, est régi par les lois de la province de Québec. Aux fins d’introduction de toutes instances, les parties élisent domicile exclusivement dans le district judiciaire dans la ville de Québec. La nullité de l’une ou de l’autre des clauses stipulées aux présents termes et conditions n’aura pas pour effet d’annuler ou d’invalider ces conditions générales.

Les sommes perçues des clients qui paient par chèque viés ou argent comptant, sont déposées dans un compte en fiducie, le temps que Mandarine fasse le paiement auprès du fournisseur de services (les transporteurs aériens, les hôteliers, les organisateurs de voyages, les voyagistes, les forfaitistes, les croisiéristes, les locateurs de voitures, les prestataires d’excursions, et tous les autres prestataires de services.

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